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社内の文書をAIで探せるようにする
手順書・仕様書・過去のやりとりなど、社内に貯まった文書から答えを探せるようにします。答えには必ず出典を付け、見てよい人にだけ見せる作りにします。外に出せない文書は対象から外して始められます。
「あの手順、前はどうやったか」を探すのに、ファイルサーバをたどり、古いメールを掘り、結局ベテランに聞く。同じ質問が何度も同じ人に集まる。答えを知っている方が休むと止まる。
社内には文書が貯まっています。使えていないのは、探せないからです。
何ができるようになりますか
質問を書くと、社内の文書から該当箇所を探して、出典つきで答えを返します。 「A設備の点検周期は」「出張申請の様式はどれか」といった聞き方で引けます。
大事なのは出典です。どの文書の、どのあたりに書いてあったかを必ず一緒に出します。 答えだけを返す作りにはしません。読んだ人が元の文書を開いて確かめられないと、結局ベテランに聞き直すことになるためです。
どの文書を対象にできますか
文章で書かれているものは、いま置いてあるものをそのまま対象にできます。
- 手順書・作業標準・マニュアル（Word・PDF）
- 仕様書・議事録・報告書
- 過去のメールや問い合わせのやりとり
スキャンしただけのPDFと紙は、先に文字を読み取る工程が要ります。 文字の読み取りは注文書OCR自動入力システムの開発と同じ作りで、読めるかどうかを先に試します。
Excelの一覧表は別の扱いにします
設備台帳や部品表のような表は、文章と同じ仕組みでは扱いません。
表を文章として切り出すと、行と列の対応が崩れます。「A設備の点検周期」を聞いたのに隣の行の値を返す、ということが起きます。そのため表はデータとして持ち、条件で絞り込む経路を別に作ります。 同じ画面から引けるようにはしますが、中の作りは分けます。
外に出せない文書があるのですが
お受けしているのはクラウドに置く構成です。 質問に答えるとき、答えに使う箇所の文面が外部のAIサービスへ渡ります。
そのうえで申し上げると、全部の文書を外に出す必要はありません。 外に出せないものは、たいてい一部です。
- 先に文書を仕分けます。外に出してよいもの、出せないもの
- 出してよいものだけを対象にして始めます
- 出せないものは対象から外します。検索できないぶんは、これまで通りの探し方が残ります
「どれが本当に外に出せないのか」を決めるところからご一緒します。 外に出せない文書を曖昧にしたまま「全部を社内に置く」と決めると、必要な機材と運用の手間が一段増えます。多くの場合、全部を社内に置かなくても始められます。
社内から一切出さない構成をご希望の場合は、機材を含めた別の検討になります。お話をうかがったうえで、お受けできるかどうかを含めてご返答します。
個人情報を含む文書を扱う場合は、プライバシーマーク（登録番号 10824258(06)）の取り扱いに沿って、扱う範囲と保管方法を着手前に取り決めます。
見せてよい人にだけ見せられますか
分けられます。部署や役職で、引ける文書の範囲を絞ります。
ただし、いまファイルサーバの権限がどうなっているかに左右されます。 「全員が見られる共有フォルダに、本当は限られた人だけが見るべき文書が混ざっている」という状態はよくあります。検索できるようにすると、混ざっている文書がそのまま表に出ます。 そのため、権限の整理を先にお願いすることがあります。
どのくらいの精度が出ますか
実物を見るまで申し上げられません。 文書の書き方と量で変わります。
先に確かめるのは次の3つです。
- 実際に困っている質問を10問ほど挙げていただきます
- いまの文書で、挙げていただいた質問に答えられるかを試します
- 答えられた範囲と、答えられなかった範囲をお伝えします
答えられなかった質問は、2つに分けてお伝えします。
- 文書に書いていない — 書いていない場合はAIの調整ではなく、文書に書き足すほうが早いとお伝えします
- 書いてあるのに拾えていない — 表の中にある、図の中にある、言い回しが違う、複数の文書にまたがっている。拾えていない質問は、作り方で改善できる余地があります
どちらなのかを切り分けてお返しします。 「文書が悪い」で終わらせません。
技術的にどう作るか
文書を取り込み、区切って索引を作り、質問に近い箇所を引いて、引いた箇所だけをAIに読ませて答えさせます。
- 語の一致による検索と、意味の近さによる検索を両方使います。 型番や品番は語の一致でないと拾えず、言い回しの違いは意味の近さでないと拾えないためです
- 元の文書の場所とページを索引に持たせます。出典を出すためです
- 文書の置き場所を監視して、差し替えを拾います
- 質問と回答の記録を残します。答えられなかった質問が、次に手を入れる場所を決める材料になります
対応していないこと
- ファイルサーバや文書管理システムそのものの置き換え
- 紙の文書を全部スキャンする作業そのもの（読み取りの仕組みはお受けします）
- 出典を示さずに答えだけを返す作り
何から始めますか
部署を1つ、文書の置き場所を1つに絞って始めることを勧めます。 全社の文書をまとめてからでは、いつまでも始まりません。
最初にお受けするのは、上に書いた「答えられるかを試す」ところまでです。試すだけで終えることもできます。仕組みを作るかどうかは、試した結果をご覧になってから決めてください。
進め方の全体はご相談から着手までの流れに、AIを使った開発の体制はAIを使った仕組みの開発に書いています。
よくいただく質問
- 探せるようにする文書は、どの形式まで対応できますか。
- Word・PDFはそのまま扱えます。スキャンしただけのPDFや紙は、先に文字を読み取る工程が要ります。Excelの一覧表は行と列の対応が崩れるため、文章とは別の仕組みで扱います。
- 部署によって見せてよい文書が違いますが、分けられますか。
- 分けられます。ただし、いまファイルサーバの権限がどう設定されているかに左右されます。権限が整理されていない場合は、権限を決めるところから始めます。
- 文書を差し替えたら、検索結果にも反映されますか。
- 反映されます。置き場所を決めて、更新を拾う仕組みを入れます。どのくらいの間隔で拾うかは、更新の頻度に合わせて決めます。
業種ごとに、ほかに何をシステムにできますか
業種ごとに、段階に分けて書いています。実績の紹介ではありません。