機械メンテナンス・設備保全業でできること

点検に行った記録は紙の報告書に書いて、事務所に戻ってからファイルに綴じる。次に同じ設備を見るとき、前回どう直したかは綴じたファイルを探すことになる。

ベテランの方は覚えている。ベテランの方が辞めたら、探す手立てが無くなる。

よくうかがう困りごと

• 点検・作業報告書が紙のままで、過去の対応を探すのに時間がかかる
• 同じ設備の前回の処置が、担当者の記憶にしか残っていない
• 見積を出すときの根拠が、経験と勘に頼っている
• どの案件が赤字だったか、終わってからしか分からない
• 部品の在庫と、現場で使った数が合わない

起点は1つだけです

点検・作業報告書の記録が、ほかのすべての元データになります。 報告書の記録が溜まっていないと、ほかの仕組みは何も作れません。

そのため、最初にやるのは報告書を記録として残すことです。紙を読み取る形と、現場で入力していただく形の両方があります。どちらにするかは、1件あたりの記入量と現場の通信状況を見てから決めます。

数字で見えるようにする

報告書が溜まると、次が出せます。

• 設備別の対応履歴 — いつ、誰が、何をしたか
• 案件別の原価 — かかった時間と使った部品
• 見積と実績の差 — どの種類の作業で見込みが外れているか
• 再発 — 同じ設備で同じ処置が繰り返されていないか

「どの案件が赤字だったか」が終わる前に分かるのが、いちばん役に立ちます。

過去の対応を探せるようにする

溜まった報告書は、探せなければ意味がありません。

設備名や型式だけでなく、書かれている内容から探せる形にできます。「同じ症状で前に何をしたか」を、言葉で聞いて引ける仕組みです。詳しくは社内の文書をAIで探せるようにするに書いています。

先を読む

報告書の記録が溜まり、数字が見えるようになってから取りかかる話です。

• 点検周期の見直し — 実績から、周期が合っているかを見る
• 部品の手配量 — 使用実績から、何をどれだけ持っておくか
• 故障の予測 — 対応履歴から、次に来そうなものを見込む

故障の予測は、過去の対応履歴がどれだけ残っているかで決まります。 紙のまま綴じてある状態からでは始められません。まず記録として溜めるところからです。 溜まった段階で何が読み取れるかを見て、進めるかどうかを決めていただきます。

先に精度をお約束することはしません。

対応していないこと

何から始めますか

いまの報告書を1枚見せていただくところからです。

1. いまの報告書を見せていただく実際に書かれているものを何枚か拝見します
2. どう記録するかを決める読み取るか、現場で入力するかを、記入量と通信状況から決めます
3. 記録を溜めるまず報告書を残すことから。数字を出すのは記録が溜まってからです
4. 数字と検索を足す原価と、過去の対応を探す仕組みを順に足します

2番目で終えることもできます。 どう記録するかの整理だけ受け取って、社内で判断していただけます。