注文書OCR自動入力システムの開発

製造業・物流・卸売業のお客様からご相談をいただいています。

こんなご相談をいただきます

取引先から届く注文書を、担当の方が1件ずつ手で入力している、というご相談が中心です。

• 取引先から送られてくるPDFの注文書を、担当者が目視で確認しながら1件ずつ手入力している
• 注文書の書式が取引先ごとに違い、品目コードは担当者の頭の中で読み替えている
• 入力の間違いが後工程で見つかり、修正と取引先への確認でさらに手間がかかる
• 入力に人手を取られて、ほかの業務に人を回せない
• 担当者が休むと入力が止まってしまう

承っている範囲

• 複合機やメールで届いた注文書の受け取りと、まとめて読み取ったPDFの1枚ずつへの切り分け
• 取引先ごとの書式と品目コードの対応を、担当の方が画面から登録・修正できるようにする
• 読み取り結果の確認画面
• 確認が済んだデータを基幹システムへ渡す（取込形式での出力、またはAPI連携）
• 処理履歴のログと、読み取りに失敗したときの追跡

範囲から外れるもの

• 複合機・スキャナ本体の販売や設置
• 電話で受ける注文の音声認識
• 基幹システム側そのものの作り替え（連携部分は承ります）

処理の流れ

1. 受け取るメールや複合機から届いた注文書を取り込む
2. 読み取る品目・数量・納期などの項目を抽出する
3. 確認する担当の方が画面で確認し、必要なところだけ直す
4. 引き渡す基幹システムへ渡す

全部を自動にはしません

読み取りは、書式や手書きの状態によって必ず外れるものが出ます。 そのため読み取り結果に自信がない箇所だけ目立たせて、そこを人が直す画面にしています。 全件が自動で通ることを前提にした作りにはしません。

これまで通り手で入力できる欄も残します。読み取りが苦手な書式の取引先が残っても、 業務が止まらないようにするためです。

進め方

1. いまの注文書を見せていただく — 実際に届いているものを何枚か拝見します
2. 読めるかどうかを試す — その書式で項目が取れるかを先に確かめます
3. 画面の形で確認していただく — 動くものを見ていただいてから作り込みます
4. 一部の取引先から使い始める — 全部そろうのを待たずに、読み取れるものから始められます
5. 稼働後も同じ担当が見ます — 書式が増えたときの追加対応も続けて承ります

体制

読み取りの部分は、E資格取得者が在籍するデータサイエンス部が担当します。 確認画面と基幹システムとの連携は、業務システムの開発担当が作ります。 どちらも社内で対応するため、読み取りの精度と画面の使い勝手を分けずに調整できます。