初めてシステム開発を外注するとき何を決めるか

何も決まっていない状態で相談してよいですか

構いません。何を作るかが決まっていなくても、困っていることをお聞かせいただければ、困りごとから一緒に整理していきます。

実際にご相談の入口になるのは、たとえば次のようなお話です。

• 受注をFAXで受けていて、担当の方が基幹システムに手で入れ直している
• 在庫の数がExcelと現場で合わない
• 日報が紙で、月末の集計に毎回2日かかっている
• 長く使っているシステムを直せる人が社内にいなくなった

「システムを入れたい」ではなく「日報の集計に時間がかかっている」から始めていただいて差し支えありません。

最初の打ち合わせでは何を話しますか

いまの手順をうかがいます。誰が、どの紙を見て、何に入力しているか。

あるとお話が早いもの

• いま使っている帳票の実物（注文票、日報、納品書など。何枚かで足ります）
• 月あたりの件数
• 実際に作業をされている方
• いまお使いのシステムの名前
• いつまでに動かしたいか

何も用意できなくても打ち合わせはできます。 画面を見せていただくだけでも分かることがあります。

外注する前に、社内で何を決めておけばよいですか

決めていただくのは3つです。窓口になる方、現場から出していただく担当、最後に決める方です。 作るものより先に3人の担当が決まっていると、案件が止まりません。使う技術やサーバーの置き場所は、決めていただかなくて構いません。

外注する前の確かめに使えるよう、1枚の表にしました。

要件定義は誰が書きますか

当社が書きます。 打ち合わせでうかがった内容をもとに当社が要件定義書にまとめ、御社に確認していただきます。

社内で文書を用意していただく必要はありません。いま使っている帳票やExcelを見せていただければ足ります。要件定義という言葉の意味は、下の「打ち合わせで出てくる言葉」に書いています。

費用は何で変わりますか

ご要望の範囲によって変わるため、お話をうかがった上で個別にお見積りします。変わる要因は次のとおりです。

• 画面の数と帳票の数
• 月あたりの処理件数（同じ機能でも件数で作りが変わります）
• つなぐ相手の数（基幹システム、複合機、取引先とのデータのやりとり）
• 移すデータの量と、いまのデータの揃い方
• いつまでに動かす必要があるか
• 稼働したあと、どこまで当社で見るか

上のどれも、多いほど費用が増えます。先に範囲を小さく切れば、費用も期間も小さく始められます。

打ち合わせで出てくる言葉

打ち合わせで分からない言葉が出たときは、その場で聞いていただいて構いません。言い換えて説明します。

途中で止めることはできますか

できます。

• 現状を整理する打ち合わせのあと、いったん社内でご検討いただいて構いません
• 期間を区切って、様子を見ながら進めることもできます
• 他社と比べていただいて構いません

小さく始めることもできます

いちばん時間がかかっている作業を1つ選び、選んだ作業の1画面・1帳票だけを先に作る形にできます。全部を決めていただく必要はありません。

どんな体制で担当しますか

社員32名（2026年7月現在）の会社です。案件ごとに担当を決め、業務のお話をうかがう段階から設計・開発・稼働後の保守までを、同じ担当が続けて対応します。

個人情報を扱う仕組みの場合は、プライバシーマーク（登録番号 10824258(06)）の取り扱いに沿って、扱う情報の範囲と保管方法を着手前の打ち合わせで取り決めます。