Accessで作った仕組みの移行とWeb化

部署の誰かが作ったAccessのファイルが、共有フォルダに置いてある。何年も使われていて、いまや業務がAccessのファイルの上で回っている。作った人はもういない。

同時に開くと落ちる。ファイルが大きくなって重い。Officeが更新されるたびに、動かなくなるのではないかと心配になる。

Accessで行き詰まる理由は、たいてい次の3つです

• 同時に使えない。 複数人で開くと競合し、ときどきファイルが壊れる
• 容量の上限がある。 データが増えて上限に達すると、新しいデータが入らなくなる
• 中身が分からない。 テーブル・クエリ・フォーム・VBAが絡み合っていて、触ると何が壊れるか読めない

どこまでやるかは分けて選べます

3つのやり方は順番に進められます。 先にデータだけ移しておけば、画面をどうするかは後から決められます。

まずデータだけ移すことを勧めます

行き詰まりの原因は、たいていデータの置き場所のほうにあります。 同時に使えないのも、容量の上限も、画面ではなくAccessがデータを持っていることから来ています。

データを移せば、画面を1つも作り替えないうちに、同時に使える状態と容量の制限が解けます。 そのうえで、どの画面をWebにするかを業務ごとに決めていけます。

全部をまとめて作り替えると、動いていたものが止まる範囲が一度に広がります。 分けて進めるほうが、戻れる場所が残ります。

移す先のデータベースはどう選びますか

社内で既に使っているデータベースがあれば、同じものに合わせます。 新しく増やすと、管理する対象が増えるためです。

決まっていない場合は、次をうかがってからご提案します。

• 扱うデータの量と、今後の増え方
• 社内で運用を見る方がいるか、外に預けるか
• ほかのシステムとつなぐ予定があるか

MySQL・PostgreSQL・SQL Server・Oracle のいずれも移し先として想定しています。どれが優れているという話はしません。 既にある資産と、運用する体制で決まります。

Web化でそのままにならないもの

はっきりお伝えしておきます。 Accessの画面をそのままWebに置き換えることはできません。

• フォームとVBAは作り直しになります。 機械的に変換する方法はありません
• レポート（帳票）も作り直しです。 出力の見た目を合わせることはできます
• 操作感は変わります。 キーボードだけで入力していた手順は、同じようには再現できないことがあります

そのため、いま実際に使われている画面と機能を先に洗い出します。 長く使われた仕組みには、誰も開いていない画面が残っていることがよくあります。使われていないものは移しません。

進め方

1. いまのファイルを見せていただくテーブル・クエリ・フォーム・VBAの中身と、実際に使われている範囲を調べます
2. 調べた結果をお渡しする移せるもの、作り直しになるもの、使われていないものを分けて報告します
3. どこまでやるか決める上の3つのどれから始めるかを、報告書を見てから決めていただきます
4. データを移す移行の前後で件数と中身が合っているかを突き合わせます
5. 画面を決めるWeb化するか、いまのまま使うかを業務ごとに進めます

2番目で終えることもできます。 調べた結果だけ受け取って、社内で判断していただく形にできます。

対応していないこと

何から始めますか

いまのファイルを1つ見せていただくところからです。まず調査をお受けして、何が入っていて、どこまで移せるかを報告書でお渡しします。

古くなった仕組みをどう入れ替えていくかの考え方はいまのシステムが古い。刷新は何から始めるかに、進め方の全体はご相談から着手までの流れに書いています。